Personvernerklæring – ekstern

Personvernserklæring for ansatte, skuespillere, medvirkende, deltagere og søkere som ønsker å delta i spesifikke produksjoner

Behandling av personopplysninger i AVIA Produksjon

Denne personvernerklæringene gir deg informasjon om hvilke personopplysninger vi behandler om deg, hva vi bruker opplysningene til og hvordan vi behandler dem. Du får også informasjon om hvilke rettigheter du har.

Hva er personopplysninger?

Personopplysninger er opplysninger eller vurderinger som direkte eller indirekte kan identifisere deg som person, slik som for eksempel navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse, bilnummer og bilder.

Vår virksomhets behandling av personopplysninger

For at en virksomheten skal kunne behandle personopplysninger må behandlingen av opplysningene ha et spesifikt, berettiget og uttrykkelig angitt formål, opplysningene må være relevante i forhold til formålet med behandlingen, og opplysningene må være korrekte og oppdaterte. Opplysningene må videre lagres på en forsvarlig måte slik at de ikke blir misbrukt, og de må som utgangspunkt slettes når de ikke lenger er nødvendig for sitt formål.

Henvendelse om vår behandling av personopplysninger kan rettes til: Deniz Huseby, E-post: deniz@aviaprod.no, Telefonnummer: 98083409.

AVIA Produksjon er behandlingsansvarlig for personopplysningene. Daglig leder, Deniz Huseby, er på vegne av AVIA Produksjon ansvarlig for virksomhetens behandling av personopplysninger.

Formålet med behandlingen av personopplysninger

Formålet med innhenting og behandling av personopplysninger er å ivareta dine rettigheter som ansatte, skuespillere, medvirkende, deltagere og lignende i AVIA Produksjon AS. Enkelte personopplysninger er også nødvendige for at du skal kunne utføre den jobben du er ansatt, leid inn eller påmeldt til å gjøre. Videre er det nødvendig for å oppfylle AVIA Produksjons forpliktelser som arbeidsgiver overfor deg, og de forpliktelser vi har overfor relevante offentlige myndigheter og oppdragsgivere / kunder.

Mer spesifikt:

For at vi skal oppfylle din arbeidsavtale, slik at du får utbetalt lønn og andre ytelser, og for at vi skal kunne foreta forskuddstrekk, fagforeningstrekk etc. trenger vi personopplysninger som for eksempel bankkontonummer, timelister, overtidsregistrering, arbeidsplan.
For at vi skal kunne utføre nødvendig administrasjon rundt arbeidsforholdet trenger vi opplysninger som for eksempel CV, lønnsprosesser, referat fra medarbeidersamtaler, møter, advarsler.
For å kunne ivareta våre forpliktelser overfor deg og for å følge de lovregler som er knyttet til sykefraværsoppfølging, trenger vi informasjon knyttet til ditt sykefravær, for eksempel sykmeldinger og referat fra oppfølgingssamtaler.
På grunnlag av HMS regler og arbeidsgivers plikt til å sørge for et fullt forsvarlig arbeidsmiljø, vil det kunne være nødvendig å oppbevare opplysninger om ulykker, personskader, varsler og avviksmeldinger.
Det vil også forekomme situasjoner der vi som virksomhet finner det nødvendig å behandle personopplysninger for å ivareta arbeidsgivers berettigede interesser, og der dette er vurdert å gå foran arbeidstakers interesser.
For utførelsen av produksjoner, og ivareta våre forpliktelser overfor våre kunder, vil det for eksempel kunne være nødvendig å oppbevare navn, foto, video og lydopptak.
For markedsføringsformål, for eksempel på nettside og i tilbudsdokumenter i offentlige anbud.
For å oppfylle juridisk krav, for eksempel i forbindelse med opphavsrett og andre immaterielle rettigheter.

Rettslig grunnlag for behandlingen av dine personopplysninger som arbeidstaker er personvernforordningen artikkel 6. Det vil si for å oppfylle arbeidskontrakten med deg som ansatt og for å oppfylle plikter vi som arbeidsgiver er pålagt gjennom lovgivning. De mest sentrale er arbeidsmiljøloven, folketrygdloven, regnskapsloven og ligningsloven.

Personopplysninger som er samlet inn til ett formål, skal ikke uten samtykke benyttes til andre formål.

Bruk av databehandlere

AVIA Produksjon AS benytter for flere formål eksterne tjenesteleverandører (databehandlere). Databehandlerne benyttes for administrative oppgaver, og en nærmere oversikt over hvilke personopplysninger som behandles i de enkelte systemene følger under.

AVIA Produksjon AS kan utlevere data som inneholder personopplysninger om deg til databehandlere. I de tilfeller hvor vi bruker underleverandører som behandler personopplysninger på vegne av oss tegner vi egne databehandleravtaler. Databehandleravtalene skal ivareta dine rettigheter slik at du skal være trygg på at opplysningene om deg behandles korrekt og kun bli brukt til det formålet som er avtalt.

Personopplysninger som behandles

Lønns- og personaladministrasjonsystem

Systemer og regneark som blir benyttet til personaladministrasjon, lønnsadministrasjon, reiseoppgjør, refusjonsoppgjør, sykepengebehandling, intern- og ekstern rapportering (for eksempel a-melding) inneholder en rekke personopplysninger om deg.

Personopplysninger som blir hentet inn og behandlet:

navn
fødselsnummer
kontaktinformasjon (bostedsadresse, telefon, privat e-postadresse)
ansattnummer
informasjon om nærmeste pårørende
betalingsinformasjon (navn på bank, kontonummer mm)
lønnsinformasjon
skatteopplysninger
informasjon om sykefravær
informasjon om ferie, avspasering, permisjoner
informasjon om reise- og utleggskrav
informasjon om stilling og lønn
arbeidstid
reise- og refusjonskrav
I lønns- og personaladministrasjonsystemet gjøres det flere automatiske behandlinger av dine personopplysninger, bl.a. når det beregnes antall feriedager.

Kilder: Personopplysningene blir i all hovedsak innhentet av deg, fra ledelse og administrasjon, tidligere arbeidsgivere, folkeregisteret, NAV, enhetsregisteret, fagforeninger og skatteetaten.

Tilgang: Det er ansatte i administrasjon og ledelse, og din leder som har tilgang til opplysninger om deg i lønns- og personaladministrasjonsystemet.

Personopplysninger i personalmappen

Alle ansatte i AVIA Produksjon AS har sin egen digitale personalmappe. Personalmappen administreres av administrasjon og ledelse.

Personalmappen vil blant annet kunne inneholde:

CV, jobbsøknad, attester, vitnemål og eventuelle andre dokumenter fra søknadsprosesser
arbeidsavtale og eventuelle tillegg, arbeidsplan
dokumentasjon av personalsaker,
vurderinger og referater fra medarbeidsamtaler,
dokumenter knyttet til fastsettelse av lønn/bonus/provisjon
oppfølging i forbindelse med sykdom
omplassering, beordring og fortrinnsrett,
søknad (og vedtak) om permisjoner, redusert arbeidstid mv.
opplæring knyttet til karriere- og kompetanseutvikling, kursbevis etc.
dersom du varsler om kritikkverdige forhold vil vi lagre opplysninger om varselet, varsler noen om deg, vil disse opplysningene også lagres i personalmappen
opplysninger om forsikringer, pensjonsavtale,
timelister
helseopplysninger det er nødvendig for arbeidsgiver å vite om, feks. allergier og intoleranse for enkelte matvarer
opplysninger om ulykker, personskader og avviksmeldinger
avslutning av arbeidsforhold

Kilder: Personopplysningene blir i all hovedsak innhentet av deg selv, din leder, administrasjon, andre kollegaer, helsepersonell, NAV

Tilgang: Det er ansatte i administrasjon og ledelse som har tilgang til personalmappene.

Personopplysninger i produksjon, ressurslister og søkere til produksjoner

Systemer og regneark som blir benyttet i produksjon, ressurslister og søkere til produksjoner inneholder en rekke personopplysninger om deg.

Personopplysninger som blir hentet inn og behandlet i produksjon og ressurslister:

navn
kontaktinformasjon (bostedsadresse, telefon, privat e-postadresse)
dagsatser / priser
tilgjengelighet
ferdigheter / tilbudte tjenester
interne notater fra evaluering av tidligere samarbeid eller andre merknader

Spesifikt for skuespiller, statist og medvirkende i produksjon (tillegg til opplysningene over):

Lyd-, video- og bildeopptak
Tidligere straffedommer eller lovovertredelser
Interesser, hobbyer og andre fritidsaktiviteter med relevans for oppdraget
Andre alminnelige personopplysninger, som er relevante for utvelgelsesprosessen som for eksempel produksjonshistorie eller tidligere produksjonsdeltakelse

Avhengig av den konkrete produksjon og rolle, kan det være nødvendig å behandle følgende personopplysninger som i henhold til GDPR artikkel 9 anses som særlige kategorier personopplysninger:

Høyde, vekt, kroppsform og andre opplysninger om fysisk fremtoning
Psykisk og fysisk helse
Seksuell legning eller bakgrunn
Religion, livssyn eller politisk oppfatning

Kilder: Personopplysningene blir i all hovedsak innhentet av deg selv, gjennom skjemautfylling på nett, audition / casting, oppdragsgiver, administrasjon, andre i prosjektet.

Tilgang: Ledelse og administrasjon, samt alle ansatte som er involvert i produksjon.

Øvrige systemer

I tillegg overnevte kan det være stillinger hvor det er nødvendig å bruke ulike IT-systemer for å utføre arbeidet. Det kan for eksempel være økonomihåndteringssystemer, driftsverktøy og skylagringstjenester. Disse IT-systemene vil også lagre personopplysninger om deg. Det vil i hovedsak være navn, ansattnummer og organisasjonstilknytning. Du kan forhøre deg med IT-avdelingen om hvilke personopplysninger som behandles i forbindelse med bruk av disse systemene.

Rutiner for lagringstid

Personopplysninger beholdes så lenge det er nødvendige for vår behandling og i henhold til lovgivning.

Opplysninger som ble hentet inn i forbindelse med rekruttering (tester, interne vurderinger, referansesjekk, interne notater mv.) slettes etter endt prøvetid.
Opplysninger knyttet til ditt ansettelsesforhold (kontrakter, lønnshistorikk, sykefraværsoppfølging, medarbeiderevalueringer, stillingsinstrukser, permisjonssøknader mv.) slettes ved opphør av arbeidsforholdet.
Personopplysninger knyttet til regnskapsføring (timelister, overtidsregistrering, mv.), oppbevares under hele ansettelsen. Ved opphør av arbeidsforhold vil opplysningene slettes 3,5 år etter utløpet av det regnskapsåret timelistene og registreringen gjelder for.
Opplysninger knyttet til audition / casting og søknader til spesifikke produksjoner lagres frem til rollen er besatt og produksjonen er gjennomført.
Opplysninger knyttet til medvirkning i produksjoner (kontaktinformasjon, lyd-, video- og bildeopptak) så lenge det er nødvendig for formålene beskrevet ovenfor, og kun så lenge loven eller juridiske forpliktelser pålegger oss å ta vare på dine personopplysninger.
Disiplinærvedtak (suspensjon, advarsler og ordensstraff) slettes etter 5 år med mindre særlige nye forhold (f.eks. nye advarsler) taler for at det må bevares lenger.
Din brukerkonto deaktiveres etter 3 dager og e-postkassen slettes innen 6 måneder fra fratreden.

Vi vil slette personopplysninger om deg dersom du ber oss om det, med mindre vi har et rettslig grunnlag og/eller en lovpålagt plikt til å oppbevare personopplysningene videre.

Vi gir ikke personopplysningene dine videre til andre med mindre det foreligger et lovlig grunnlag for slik utlevering. Eksempelvis kan offentlige myndigheter som for eksempel Skatteetaten og NAV kreve at vi utleverer personopplysninger om deg.

Dine rettigheter

I dette punktet finner du en oversikt over de viktigste og mest relevante rettighetene du som arbeidstaker har etter reglene om personvern. Du kan utøve dine rettigheter ved å kontakte vår personvernansvarlig (se kontaktinformasjon under «Vår virksomhets behandling av personopplysninger»). Du skal få svar uten ugrunnet opphold, og senest innen 30 dager.

Innsyn

Du kan be om informasjon om hvordan vi behandler dine personopplysninger. Du har som hovedregel rett til innsyn i de opplysningene vi behandler om deg.

Sletting og retting

Du kan som utgangspunkt kreve at opplysninger om deg slettes. Dette gjelder likevel ikke der loven krever oppbevaring eller der vi som din arbeidsgiver har rettslig grunnlag for oppbevaring.

Dersom personopplysninger som vi behandler er uriktige eller ufullstendige, kan du innenfor de begrensninger som er fastsatt i lovgivningen kreve å få rettet personopplysningene.

Adgang til å protestere og klage

Du kan protestere mot behandling av personopplysninger, og be om begrensning av behandling.

Ta kontakt med vår personvernansvarlig hvis du mener at AVIA Produksjon AS ikke overholder personvernreglene. Du kan også klage til Datatilsynet. Du finner informasjon om hvordan kontakte Datatilsynet på Datatilsynets nettsider.