Personvernerklæring – ekstern

Personvernserklæring for ansatte, skuespillere, medvirkende, deltagere og søkere som ønsker å delta i spesifikke produksjoner

Behandling av personopplysninger i AVIA Produksjon

Denne personvernerklæringene gir deg informasjon om hvilke personopplysninger vi behandler om deg, hva vi bruker opplysningene til og hvordan vi behandler dem. Du får også informasjon om hvilke rettigheter du har.

Hva er personopplysninger?

Personal data is information or assessments that can directly or indirectly identify you as a person, such as name, address, telephone number, e-mail address, car number and photos.

Our company's processing of personal data

In order for a business to be able to process personal data, the processing of the data must have a specific, justified and expressly stated purpose, the data must be relevant in relation to the purpose of the processing, and the data must be correct and up-to-date. The information must also be stored in a responsible manner so that it is not misused, and it must be deleted when it is no longer needed.

Henvendelse om vår behandling av personopplysninger kan rettes til: Deniz Huseby, E-post: deniz@aviaprod.no, Telefonnummer: 98083409.

AVIA Produksjon er behandlingsansvarlig for personopplysningene. Daglig leder, Deniz Huseby, er på vegne av AVIA Produksjon ansvarlig for virksomhetens behandling av personopplysninger.

Formålet med behandlingen av personopplysninger

Formålet med innhenting og behandling av personopplysninger er å ivareta dine rettigheter som ansatte, skuespillere, medvirkende, deltagere og lignende i AVIA Produksjon AS. Enkelte personopplysninger er også nødvendige for at du skal kunne utføre den jobben du er ansatt, leid inn eller påmeldt til å gjøre. Videre er det nødvendig for å oppfylle AVIA Produksjons forpliktelser som arbeidsgiver overfor deg, og de forpliktelser vi har overfor relevante offentlige myndigheter og oppdragsgivere / kunder.

More specifially:

For at vi skal oppfylle din arbeidsavtale, slik at du får utbetalt lønn og andre ytelser, og for at vi skal kunne foreta forskuddstrekk, fagforeningstrekk etc. trenger vi personopplysninger som for eksempel bankkontonummer, timelister, overtidsregistrering, arbeidsplan.
For at vi skal kunne utføre nødvendig administrasjon rundt arbeidsforholdet trenger vi opplysninger som for eksempel CV, lønnsprosesser, referat fra medarbeidersamtaler, møter, advarsler.
For å kunne ivareta våre forpliktelser overfor deg og for å følge de lovregler som er knyttet til sykefraværsoppfølging, trenger vi informasjon knyttet til ditt sykefravær, for eksempel sykmeldinger og referat fra oppfølgingssamtaler.
På grunnlag av HMS regler og arbeidsgivers plikt til å sørge for et fullt forsvarlig arbeidsmiljø, vil det kunne være nødvendig å oppbevare opplysninger om ulykker, personskader, varsler og avviksmeldinger.
Det vil også forekomme situasjoner der vi som virksomhet finner det nødvendig å behandle personopplysninger for å ivareta arbeidsgivers berettigede interesser, og der dette er vurdert å gå foran arbeidstakers interesser.
For utførelsen av produksjoner, og ivareta våre forpliktelser overfor våre kunder, vil det for eksempel kunne være nødvendig å oppbevare navn, foto, video og lydopptak.
For markedsføringsformål, for eksempel på nettside og i tilbudsdokumenter i offentlige anbud.
For å oppfylle juridisk krav, for eksempel i forbindelse med opphavsrett og andre immaterielle rettigheter.

Rettslig grunnlag for behandlingen av dine personopplysninger som arbeidstaker er personvernforordningen artikkel 6. Det vil si for å oppfylle arbeidskontrakten med deg som ansatt og for å oppfylle plikter vi som arbeidsgiver er pålagt gjennom lovgivning. De mest sentrale er arbeidsmiljøloven, folketrygdloven, regnskapsloven og ligningsloven.

Personal data collected for one purpose must not be used for other purposes without consent.

Bruk av databehandlere

AVIA Produksjon AS uses external service providers (data processors) for several purposes. The data processors are used for administrative tasks, and a detailed overview of which personal data is processed in the individual systems follows below.

AVIA Produksjon AS can hand over data containing personal information about you to data processors. In cases where we use subcontractors who process personal data on our behalf, we sign separate data processing agreements. The data processor agreements must safeguard your rights so that you can be sure that the information about you is processed correctly and is only used for the agreed purpose.

Personopplysninger som behandles

Lønns- og personaladministrasjonsystem

Systemer og regneark som blir benyttet til personaladministrasjon, lønnsadministrasjon, reiseoppgjør, refusjonsoppgjør, sykepengebehandling, intern- og ekstern rapportering (for eksempel a-melding) inneholder en rekke personopplysninger om deg.

Personopplysninger som blir hentet inn og behandlet:

navn
fødselsnummer
kontaktinformasjon (bostedsadresse, telefon, privat e-postadresse)
ansattnummer
informasjon om nærmeste pårørende
betalingsinformasjon (navn på bank, kontonummer mm)
lønnsinformasjon
skatteopplysninger
informasjon om sykefravær
informasjon om ferie, avspasering, permisjoner
informasjon om reise- og utleggskrav
informasjon om stilling og lønn
arbeidstid
reise- og refusjonskrav
I lønns- og personaladministrasjonsystemet gjøres det flere automatiske behandlinger av dine personopplysninger, bl.a. når det beregnes antall feriedager.

Sources: Personopplysningene blir i all hovedsak innhentet av deg, fra ledelse og administrasjon, tidligere arbeidsgivere, folkeregisteret, NAV, enhetsregisteret, fagforeninger og skatteetaten.

Access: Det er ansatte i administrasjon og ledelse, og din leder som har tilgang til opplysninger om deg i lønns- og personaladministrasjonsystemet.

Personopplysninger i personalmappen

Alle ansatte i AVIA Produksjon AS har sin egen digitale personalmappe. Personalmappen administreres av administrasjon og ledelse.

Personalmappen vil blant annet kunne inneholde:

CV, jobbsøknad, attester, vitnemål og eventuelle andre dokumenter fra søknadsprosesser
arbeidsavtale og eventuelle tillegg, arbeidsplan
dokumentasjon av personalsaker,
vurderinger og referater fra medarbeidsamtaler,
dokumenter knyttet til fastsettelse av lønn/bonus/provisjon
oppfølging i forbindelse med sykdom
omplassering, beordring og fortrinnsrett,
søknad (og vedtak) om permisjoner, redusert arbeidstid mv.
opplæring knyttet til karriere- og kompetanseutvikling, kursbevis etc.
dersom du varsler om kritikkverdige forhold vil vi lagre opplysninger om varselet, varsler noen om deg, vil disse opplysningene også lagres i personalmappen
opplysninger om forsikringer, pensjonsavtale,
timelister
helseopplysninger det er nødvendig for arbeidsgiver å vite om, feks. allergier og intoleranse for enkelte matvarer
opplysninger om ulykker, personskader og avviksmeldinger
avslutning av arbeidsforhold

Sources: Personopplysningene blir i all hovedsak innhentet av deg selv, din leder, administrasjon, andre kollegaer, helsepersonell, NAV

Access: Det er ansatte i administrasjon og ledelse som har tilgang til personalmappene.

Personopplysninger i produksjon, ressurslister og søkere til produksjoner

Systemer og regneark som blir benyttet i produksjon, ressurslister og søkere til produksjoner inneholder en rekke personopplysninger om deg.

Personopplysninger som blir hentet inn og behandlet i produksjon og ressurslister:

navn
kontaktinformasjon (bostedsadresse, telefon, privat e-postadresse)
dagsatser / priser
tilgjengelighet
ferdigheter / tilbudte tjenester
interne notater fra evaluering av tidligere samarbeid eller andre merknader

Spesifikt for skuespiller, statist og medvirkende i produksjon (tillegg til opplysningene over):

Lyd-, video- og bildeopptak
Tidligere straffedommer eller lovovertredelser
Interesser, hobbyer og andre fritidsaktiviteter med relevans for oppdraget
Andre alminnelige personopplysninger, som er relevante for utvelgelsesprosessen som for eksempel produksjonshistorie eller tidligere produksjonsdeltakelse

Avhengig av den konkrete produksjon og rolle, kan det være nødvendig å behandle følgende personopplysninger som i henhold til GDPR artikkel 9 anses som særlige kategorier personopplysninger:

Høyde, vekt, kroppsform og andre opplysninger om fysisk fremtoning
Psykisk og fysisk helse
Seksuell legning eller bakgrunn
Religion, livssyn eller politisk oppfatning

Sources: Personopplysningene blir i all hovedsak innhentet av deg selv, gjennom skjemautfylling på nett, audition / casting, oppdragsgiver, administrasjon, andre i prosjektet.

Access: Ledelse og administrasjon, samt alle ansatte som er involvert i produksjon.

Øvrige systemer

I tillegg overnevte kan det være stillinger hvor det er nødvendig å bruke ulike IT-systemer for å utføre arbeidet. Det kan for eksempel være økonomihåndteringssystemer, driftsverktøy og skylagringstjenester. Disse IT-systemene vil også lagre personopplysninger om deg. Det vil i hovedsak være navn, ansattnummer og organisasjonstilknytning. Du kan forhøre deg med IT-avdelingen om hvilke personopplysninger som behandles i forbindelse med bruk av disse systemene.

Rutiner for lagringstid

Personopplysninger beholdes så lenge det er nødvendige for vår behandling og i henhold til lovgivning.

Opplysninger som ble hentet inn i forbindelse med rekruttering (tester, interne vurderinger, referansesjekk, interne notater mv.) slettes etter endt prøvetid.
Opplysninger knyttet til ditt ansettelsesforhold (kontrakter, lønnshistorikk, sykefraværsoppfølging, medarbeiderevalueringer, stillingsinstrukser, permisjonssøknader mv.) slettes ved opphør av arbeidsforholdet.
Personopplysninger knyttet til regnskapsføring (timelister, overtidsregistrering, mv.), oppbevares under hele ansettelsen. Ved opphør av arbeidsforhold vil opplysningene slettes 3,5 år etter utløpet av det regnskapsåret timelistene og registreringen gjelder for.
Opplysninger knyttet til audition / casting og søknader til spesifikke produksjoner lagres frem til rollen er besatt og produksjonen er gjennomført.
Opplysninger knyttet til medvirkning i produksjoner (kontaktinformasjon, lyd-, video- og bildeopptak) så lenge det er nødvendig for formålene beskrevet ovenfor, og kun så lenge loven eller juridiske forpliktelser pålegger oss å ta vare på dine personopplysninger.
Disiplinærvedtak (suspensjon, advarsler og ordensstraff) slettes etter 5 år med mindre særlige nye forhold (f.eks. nye advarsler) taler for at det må bevares lenger.
Din brukerkonto deaktiveres etter 3 dager og e-postkassen slettes innen 6 måneder fra fratreden.

Vi vil slette personopplysninger om deg dersom du ber oss om det, med mindre vi har et rettslig grunnlag og/eller en lovpålagt plikt til å oppbevare personopplysningene videre.

We do not pass on your personal data to others unless there is a legal basis for such disclosure. For example, public authorities such as the Norwegian Tax Agency and NAV may demand that we hand over personal information about you.

Dine rettigheter

In this section you will find an overview of the most important and relevant rights you as an employee have according to the rules on personal protection. You can exercise your rights by contacting our data protection officer (see contact information under "Our company's processing of personal data"). You will receive a reply without undue delay, and by 30 days at the latest.

Insight

You can request information about how we process your personal data. As a general rule, you have the right to access the information we process about you.

Deleting and correcting

Du kan som utgangspunkt kreve at opplysninger om deg slettes. Dette gjelder likevel ikke der loven krever oppbevaring eller der vi som din arbeidsgiver har rettslig grunnlag for oppbevaring.

If personal data that we process is incorrect or incomplete, you can, within the limitations set out in the legislation, demand that the personal data be corrected.

Protesting and complaints

You can object to the processing of personal data, and request a restriction of processing.

Contact our data protection officer if you believe that AVIA Produksjon AS does not comply with the privacy regulations. You can also complain to the Norwegian Data Protection Authority. You can find information on how to contact the Norwegian Data Protection Authority on NDPA's website.